[SI Ontwikkelaar Verhaal] 07. Wekelijkse Rapportage Verhaal

SI-ontwikkelaarverhaal
#7. Wekelijks rapport verhaal

In principe is een SI-project het ontwikkelen van een programma dat de opdrachtgever wenst.

Daarom voert de klant elke week een wekelijks rapport uit om de voortgang van het werk te beoordelen en te controleren of de uitvoerende partij het goed doet.

Het wekelijks rapport bevat de volgende inhoud.

De volgende inhoud is opgenomen in het wekelijkse rapport.

• Werkzaamheden van deze week
• Werkzaamheden van volgende week
• Voortgang volgens WBS
• Bijzonderheden

Kort gezegd, wat er deze week is gedaan, wat er volgende week zal worden gedaan en of de werkzaamheden volgens het WBS (planning) vertraging oplopen of goed op schema liggen.

Als je een vriendelijke klant tegenkomt, kun je, zelfs als de planning vertraging oploopt, een manier vinden om de situatie te bespreken en op te lossen. Maar als je een lastige klant tegenkomt, kun je het gevoel krijgen dat je naar de slachtbank wordt geleid tijdens het wekelijks rapport.

Daarom vermijd je bij het opstellen van de inhoud van het wekelijks rapport vakjargon en schrijf je het zo op dat ook niet-IT-ers het kunnen begrijpen. Bovendien maak je het iets mooier dan wat je werkelijk hebt gedaan. Als de klant de inhoud van de werkzaamheden niet begrijpt en je overspoelt met vragen, raak je kostbare ontwikkeltijd kwijt.

En deze wekelijkse rapporten die zich week na week opstapelen, worden uiteindelijk opgenomen in de uitvoerdocumenten aan het einde van het project en dienen als bewijsmateriaal om jezelf te verdedigen als er problemen ontstaan. Stel dat de klant zegt dat hij iets heeft afgesproken. In dat geval dient de handtekening van de klant op de overeengekomen inhoud in het wekelijks rapport als bewijsmateriaal, dus zorg ervoor dat de overeengekomen inhoud en de planning nauwkeurig worden opgeschreven en laat de klant eronder tekenen.

Het wekelijks rapport wordt meestal door de PM opgesteld, maar in mijn geval begon ik het pas na meer dan een jaar op te stellen en het rechtstreeks aan de klant te rapporteren. Gelukkig had ik te maken met vriendelijke klanten, dus de meeste wekelijkse rapporten verliepen soepel, maar de eerste keer dat ik het moest doen, was de druk enorm. Daarom is het verstandig om al vroeg, als je net begint, de nodige woordkeuze voor wekelijkse rapporten en de manier van opschrijven van de werkzaamheden te leren, zodat je voorbereid bent op het moment dat je later zelf wekelijkse rapporten moet maken.