[เรื่องราวของนักพัฒนา SI] 07. เรื่องราวของรายงานประจำสัปดาห์

เรื่องราวของนักพัฒนา SI
#7. เรื่องราวของรายงานประจำสัปดาห์

โดยพื้นฐานแล้ว โปรเจกต์ SI คือการพัฒนาโปรแกรมตามที่ลูกค้าต้องการ

ดังนั้น ลูกค้าจึงทำการรายงานประจำสัปดาห์ในทุกๆ สัปดาห์ เพื่อประเมินความคืบหน้าของงานและตรวจสอบว่าผู้รับจ้างดำเนินการอย่างถูกต้องหรือไม่

รายงานประจำสัปดาห์ประกอบด้วยเนื้อหาต่อไปนี้

รายงานประจำสัปดาห์ประกอบด้วยเนื้อหาต่อไปนี้

• เนื้อหาการทำงานในสัปดาห์นี้
• เนื้อหาการทำงานในสัปดาห์ถัดไป
• อัตราความคืบหน้าตาม WBS
• เหตุการณ์สำคัญ

โดยทั่วไปแล้ว รายงานนี้จะระบุว่าในสัปดาห์นี้ได้ทำงานอะไรไปบ้าง และจะทำงานอะไรในสัปดาห์ถัดไป รวมถึงแสดงให้เห็นว่าการทำงานล่าช้าหรือดำเนินไปตามแผนงาน (WBS) อย่างไร

หากได้พบกับลูกค้าที่ดี ก็สามารถหาทางเจรจาเพื่อแก้ไขปัญหาแม้ว่าโครงการจะล่าช้า แต่ถ้าเจอลูกค้าที่ไม่ดี รายงานประจำสัปดาห์ก็อาจทำให้รู้สึกเหมือนถูกนำไปฆ่าเหมือนวัวในโรงฆ่าสัตว์

ดังนั้น เมื่อเขียนเนื้อหาในรายงานประจำสัปดาห์ ควรหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะทางด้านการพัฒนา และเขียนให้เข้าใจง่ายแม้กระทั่งผู้ที่ไม่ใช่ IT นอกจากนี้ ควรเขียนให้ดูดีกว่าความเป็นจริงที่ทำไป เพราะหากลูกค้าไม่เข้าใจเนื้อหาและเริ่มถามคำถามมากมาย ก็จะทำให้เสียเวลาในการพัฒนาไป

และรายงานประจำสัปดาห์ที่สะสมมาทุกสัปดาห์ จะถูกใส่ไว้ในเอกสารผลลัพธ์ของโครงการในตอนท้าย และสามารถใช้เป็นหลักฐานในการปกป้องตนเองหากเกิดปัญหาขึ้น ตัวอย่างเช่น หากลูกค้ากล่าวว่า "ตกลงกันแล้วว่าจะต้องทำ..." รายงานประจำสัปดาห์ที่มีลายเซ็นของลูกค้าซึ่งระบุข้อตกลงและกำหนดการ ก็จะกลายเป็นหลักฐานที่พิสูจน์ได้ ดังนั้น ควรเขียนรายละเอียดของข้อตกลงและกำหนดการให้ถูกต้องและขอให้ลูกค้าเซ็นชื่อไว้ด้วย

โดยทั่วไปแล้ว PM จะเป็นผู้เขียนรายงานประจำสัปดาห์ แต่ในกรณีของผู้เขียนนั้น ได้เริ่มเขียนรายงานและส่งให้ลูกค้าดูโดยตรงเมื่อทำงานครบ 1 ปีขึ้นไป โชคดีที่ได้พบกับลูกค้าที่ดี ทำให้รายงานส่วนใหญ่ผ่านไปได้ด้วยดี แต่ความกดดันในครั้งแรกนั้นไม่อาจบรรยายได้ ดังนั้น หากเริ่มต้นเป็นพนักงานใหม่ ควรเรียนรู้วิธีการใช้คำและวิธีการรวบรวมข้อมูลการทำงานที่จำเป็นสำหรับรายงานประจำสัปดาห์ล่วงหน้า เพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่ต้องเขียนรายงานประจำสัปดาห์ด้วยตนเองในอนาคต