[Câu chuyện của nhà phát triển SI] 07. Câu chuyện báo cáo hàng tuần

Câu chuyện của nhà phát triển SI
#7. Câu chuyện báo cáo hàng tuần

Về cơ bản, dự án SI là công việc phát triển chương trình theo yêu cầu của bên đặt hàng.

Do đó, khách hàng sẽ tiến hành báo cáo hàng tuần vào mỗi tuần để đánh giá tiến độ công việc và giám sát xem đơn vị thực hiện có đang làm đúng hay không.

Báo cáo hàng tuần bao gồm các nội dung sau đây.

Nội dung công việc trong tuần này

Nội dung công việc trong tuần tới

Tỷ lệ hoàn thành theo WBS

Các vấn đề đặc biệt

Nói một cách khái quát, báo cáo hàng tuần sẽ nêu rõ những việc đã làm trong tuần này, những việc sẽ làm trong tuần tới và cho thấy tiến độ công việc đang chậm hoặc đang diễn ra ổn định theo WBS (biểu đồ Gantt).

Nếu gặp được khách hàng tốt, ngay cả khi tiến độ bị chậm, bạn vẫn có thể tìm ra cách điều chỉnh và giải quyết thông qua đàm phán. Nhưng nếu gặp phải khách hàng khó tính, bạn sẽ cảm thấy như mình đang bị đưa lên thớt trong buổi báo cáo hàng tuần.

Do đó, khi soạn thảo nội dung báo cáo hàng tuần, bạn nên tránh sử dụng các thuật ngữ liên quan đến phát triển, viết một cách dễ hiểu để cả những người không phải IT cũng có thể hiểu được và thổi phồng những gì mình đã làm lên một chút. Nếu khách hàng không hiểu nội dung công việc và bắt đầu hỏi dồn dập, bạn sẽ mất đi thời gian quý báu để phát triển.

Và những báo cáo hàng tuần được tích lũy hàng tuần này sẽ được đưa vào đầu ra của dự án cuối cùng và trở thành bằng chứng để bảo vệ bạn khi có vấn đề phát sinh. Ví dụ, nếu khách hàng nói rằng 'đã đồng ý làm điều này...', thì chữ ký của khách hàng trong nội dung đã được thỏa thuận trong báo cáo hàng tuần sẽ trở thành bằng chứng chứng minh điều đó, vì vậy hãy ghi chép chính xác nội dung đã được thỏa thuận và tiến độ, đồng thời yêu cầu khách hàng ký xác nhận.

Báo cáo hàng tuần chủ yếu do PM thực hiện, nhưng trong trường hợp của tôi, tôi đã bắt đầu thực hiện và báo cáo trực tiếp cho khách hàng sau hơn 1 năm. May mắn thay, tôi đã gặp được khách hàng tốt nên hầu hết các báo cáo hàng tuần đều diễn ra suôn sẻ, nhưng cảm giác hồi hộp khi lần đầu tiên thực hiện thì không thể diễn tả bằng lời. Vì vậy, ngay từ khi mới vào nghề, hãy tìm hiểu trước những từ ngữ cần thiết cho báo cáo hàng tuần, cách thức sắp xếp nội dung công việc, v.v., để chuẩn bị cho trường hợp bản thân phải tự mình báo cáo trong tương lai.